Vienkāršs jautājums atklāj baisu ainu!

Kā klientu dati nonāk mākslīgā intelekta čatos!?

Vienkāršs jautājums @Threads platformā atklāj šokējošu faktu par mūsdienu rēķinu izrakstīšanas tendencēm!

Rēķins parasti nav dokuments, kuru cilvēki lasa pie kamīna, malkojot tēju un ar nepacietību gaidot sižeta pavērsienu. Tas ir rēķins.Vārds, datums, numurs, pakalpojums, summa. Varbūt adrese. Dažkārt personas kods. Beigās bankas konts un cerība, ka klients samaksās ātrāk, nekā rēķins paspēs izbalēt. Tomēr pēdējā laikā šim garlaicīgajam dokumentam parādījies jauns līdzautors — mākslīgais intelekts.Uzņēmējs atver Gemini, Claude vai kādu citu sarunbotu, ielīmē klienta datus un uzraksta:

Sagatavo man profesionālu rēķinu.

Dažas sekundes. Gatavs. Ērti? Neapšaubāmi. Gudri? Te atbilde vairs nav tik automātiska.

Jo rodas neērts jautājums: vai klients zināja, ka viņa vārds, adrese, personas kods un informācija par saņemto pakalpojumu tiks ievadīta ārējā mākslīgā intelekta sistēmā?

Un vēl neērtāks:

Vai pats uzņēmējs zina, kur šī informācija pēc tam nonāk?

Viena Threads diskusija un digitāls Pandoras rēķins

Viss sākās ar nevainīgu jautājumu Threads platformā. Es jautāju pašnodarbinātajiem, saimnieciskās darbības veicējiem un citiem mazajiem uzņēmējiem, kā viņi izraksta rēķinus. Atbildes bija pazīstamas un ļoti cilvēcīgas. Kāds izmanto Word sagatavi. Nomaina klientu, summu, datumu un cer, ka iepriekšējā klienta rekvizīti nav palikuši dokumenta apakšējā stūrī. Cits uzbūvējis gudru Google Sheets sistēmu: vienā lapā ievada datus, otrā automātiski rodas rēķins. Praktiski, lēti un reizēm pārsteidzoši jaudīgi. Vēl kāds izmanto Pats.lv — plašāku grāmatvedības platformu, kur rēķini ir daļa no kopējas darījumu, nodokļu, atskaišu un citu grāmatvedības procesu uzskaites. Dažiem visu izdara grāmatvede. Un tad komentāru atbilžu variantos parādījās mākslīgais intelekts…

Nevis kā palīgs, kas uzraksta pieklājīgu pavadvēstuli. Nevis kā ideju ģenerators, vai sarunu biedrs par ikdienišķām, vai nesaprotamām lietām. Bet kā vieta, kur tiek ievadīti īsti klientu dati, lai tos izmantojot izveidotu īstu rēķinu! Tieši tajā brīdī diskusija par darba ērtumu pārvērtās diskusijā par datu aizsardzību.

“Bet es taču šos datus jau drīkstu izmantot”

Jā. Visticamāk, drīksti. Uzņēmējam nav jāsaņem īpaša klienta piekrišana katrai darbībai ar viņa datiem. Vārdu, kontaktinformāciju un citus nepieciešamos datus drīkst apstrādāt, lai izpildītu noslēgto darījumu, sagatavotu rēķinu un pildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus. GDPR piekrišana nav vienīgais tiesiskais pamats. Apstrāde var būt nepieciešama līguma vai juridiska pienākuma izpildei. Taču te ir āķis. Tas, ka uzņēmējam ir tiesības izmantot klienta datus rēķina sagatavošanai, nenozīmē, ka viņš tos drīkst ievadīt jebkurā pakalpojumā, kas sola darbu izdarīt ātri un bez maksas. Klients iedeva adresi, lai saņemtu preci. Viņš neiedeva adresi beztermiņa ekskursijai pa uzņēmēja iecienītākajiem interneta rīkiem. Uzņēmējs joprojām atbild par to, kādu sistēmu izvēlas, kādi dati tai tiek nodoti, cik ilgi tie glabājas un kas tiem var piekļūt.

Rēķins reizēm pastāsta vairāk, nekā gribētos

Var šķist: kas tad rēķinā tik slepens? Vārds, uzvārds un dažas ciparu rindas. Gandrīz vizītkarte. Taču rēķina saturs var atklāt daudz vairāk par pašu cilvēku. Piemēram:

• psihologa konsultācija;
• laulības šķiršanas juridiskie pakalpojumi;
• veselības aprūpes ierīce;
• parādu piedziņas pakalpojums;
• īpašām vajadzībām pielāgota prece;
• bērna terapija vai privātstundas.

Pat tad, ja rēķinā nav ierakstīts neviens medicīnisks skaidrojums, pats pakalpojuma nosaukums var atvērt durvis uz ļoti privātu cilvēka dzīves istabu. Pievienojam tam personas kodu, adresi, tālruni un e-pastu, un nevainīgā dokumenta sagatavošana jau sāk līdzināties nelielas klienta kartotēkas nodošanai trešajai personai. Latvijas Datu valsts inspekcija, skaidrojot sarunbotu izmantošanu, aicina tajos neievadīt personas datus, finanšu informāciju, paroles, komercnoslēpumus un ziņas par savu vai citu personu privāto dzīvi. Tas nav aicinājums no tehnoloģijām baidīties. Tas ir aicinājums pirms pogas nospiešanas uz mirkli ieslēgt arī cilvēka intelektu.

Personas kods nav obligāta rēķina dekorācija

Īpaši iecienīts rēķinu rekvizīts ir personas kods. Dažkārt tas tiek prasīts tāpēc, ka tiešām nepieciešams. Dažkārt — tāpēc, ka rēķina sagatavē ir ailīte un tukša ailīte uzņēmējam izraisa vieglu nemieru. Tomēr Latvijas Grāmatvedības likums paredz, ka fiziskai personai, kura neveic saimniecisko darbību, personas kodu attaisnojuma dokumentā norāda pēc pašas personas pieprasījuma vai tad, ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem. Tātad daudzos parastos darījumos personas kods nemaz nav automātiski vajadzīgs. Šeit darbojas vienkāršākais un lētākais datu aizsardzības līdzeklis pasaulē:

Datus, kurus neesi savācis, nav iespējams nejauši nopludināt.

Nav vajadzīgs seifs. Nav vajadzīgs šifrēts bunkurs. Nav jāalgo apsargs ar rotveileru. Vienkārši neprasi lieko.

Sarunbots nav Word dokuments ar labākām manierēm

Lietotāja acīs mākslīgā intelekta čats izskatās privāts. Balts logs. Mirgojošs kursors. Draudzīga atbilde. Neviena cita cilvēka tuvumā. Rodama sajūta, ka saruna notiek starp uzņēmēju un datoru. Taču parasts patērētāju bezmaksas AI pakalpojums nav lokāls teksta redaktors. Ievadītā informācija tiek nosūtīta pakalpojuma sniedzēja infrastruktūrai un apstrādāta atbilstoši konkrētā konta noteikumiem un privātuma iestatījumiem. Piemēram, Google pašreizējā Gemini patērētāju privātuma informācija norāda, ka cilvēku pārskatītās sarunas netiek izdzēstas kopā ar lietotāja aktivitāti un var tikt glabātas līdz trim gadiem. Arī Claude gadījumā būtiski atšķiras patērētāju un komerciālie pakalpojumi. Anthropic norāda, ka komerciālo produktu ievades un rezultāti pēc noklusējuma netiek izmantoti modeļu apmācīšanai, savukārt patērētāju kontiem ir citi nosacījumi un lietotāja izvēles.

Tātad jautājums nav tikai:

Vai tu izmanto Claude vai Gemini?

Tikpat svarīgi ir:

Kuru konta veidu? Ar kādiem iestatījumiem? Ar kādu līgumu? Un ko tieši tu tur ievadi?

Teikt “es rēķiniem izmantoju mākslīgo intelektu” ir aptuveni tas pats, kas teikt “es pārvietojos ar transportu”.

Velosipēdu?

Autobusu?

Vai ar buldozeru cauri kaimiņa siltumnīcai?

Detaļām ir nozīme.

Vai AI izmantošana rēķiniem ir aizliegta?

Nē. Mākslīgais intelekts pats par sevi nav nelegāls rēķinu rūķis, kurš pēc pusnakts zog personas kodus. Uzņēmuma līmeņa AI pakalpojumu ar atbilstošiem datu apstrādes noteikumiem, piekļuves kontroli un skaidru informāciju par datu glabāšanu teorētiski var izmantot arī uzņēmējdarbībā. Taču uzņēmējam jāspēj pamatot savu izvēli. Vai pakalpojuma sniedzējs darbojas kā datu apstrādātājs? Vai noslēgts atbilstošs datu apstrādes līgums? Vai klientu dati tiek izmantoti modeļa apmācīšanai? Kur tie tiek glabāti? Kas tiem var piekļūt? Vai uzņēmēja privātuma informācijā ir paskaidrots, kādiem ārējiem pakalpojumu sniedzējiem dati tiek nodoti? Un pats būtiskākais — vai identificējošos datus mākslīgajam intelektam vispār vajadzēja nodot? Jo iespējams uzrakstīt:

Sagatavo profesionālu rēķina pavadvēstuli par sniegtu dizaina pakalpojumu. Summa — 100 eiro.

Tam nav vajadzīgs ne Jānis Bērziņš, ne viņa personas kods, ne dzīvesvietas adrese. AI izdara radošo darbu. Īstos datus pēc tam ievieto rēķinu sistēma. Visi laimīgi. Arī GDPR var mierīgi turpināt gulēt savā mapē.

Turklāt AI nav pats labākais rēķinu rakstītājs

Mākslīgais intelekts lieliski prot radīt tekstu. Rēķinam tekstu radīt gandrīz nevajag. Tam vajag precīzi paņemt klienta datus, pareizi ievietot summu, piešķirt nākamo dokumenta numuru, aprēķināt termiņu un saglabāt dokumentu tā, lai pēc pusgada būtu saprotams, kas, kam un kad nosūtīts. Tas nav radošs uzdevums. Tas ir datubāzes un noteikumu uzdevums. Rēķinam nevajag iedvesmu. Tam vajag disciplīnu. AI var uzrakstīt skaistu pavadvēstuli. Tas var uzlabot pakalpojuma aprakstu. Tas var palīdzēt izveidot dokumenta sagatavi. Bet uzticēt tam ciparu, numuru un klientu rekvizītu precizitāti ir mazliet kā nolīgt dzejnieku inventarizācijas veikšanai. Var izdoties. Bet nav izslēgts, ka noliktavas atlikumu vietā saņemsiet emocionāli spēcīgu četrrindi par tukšu plauktu.

Ko tad izmanto mazie uzņēmēji?

Vienas pareizās atbildes nav. Pie dažiem rēķiniem mēnesī pilnīgi pietiek ar rūpīgi izveidotu Word vai Excel sagatavi. Google Sheets var būt ļoti efektīvs risinājums, ja formulas ir sakārtotas, piekļuves tiesības pārbaudītas un fails netiek kopīgots ar saiti “ikviens internetā”. Pats.lv ir loģiska izvēle uzņēmējam, kurš vēlas plašāku grāmatvedības sistēmu — ne tikai rēķinus, bet arī ieņēmumu, izdevumu, nodokļu un atskaišu procesus. Savukārt tiem, kuriem nav nepieciešams vesels grāmatvedības kombains, bet vajag sakārtotu rēķinu izrakstīšanu, radīta arī Craftin Rēķini sistēma — https://rekini.craftin.lv. Tā koncentrējas tieši uz rēķinu ikdienu: klientu un pakalpojumu saglabāšanu, dokumentu veidošanu, numerāciju, termiņiem un statusiem. Pieejams bezmaksas sākuma plāns un abonementi lielākam darba apjomam. Svarīgākais šajā stāstā nav tas, ka sistēmā būtu kāda maģiska poga ar uzrakstu “GDPR”. Svarīgākais ir pats princips: klienta dati tiek ievadīti tiem paredzētos strukturētos laukos, bet rēķins tiek izveidots pēc noteiktas loģikas. Nav nepieciešams katra klienta rekvizītus atkārtoti kopēt universālā čatā un cerēt, ka tehnoloģiskais melnais caurums šodien būs labā noskaņojumā. Viena sistēma nav piemērota pilnīgi visiem. Taču specializēts instruments parasti darbu paveic paredzamāk nekā universāls instruments, kurš vienlīdz gatavs uzrakstīt rēķinu, kāzu runu un alternatīvas beigas filmai “Titāniks”.

Ko es gribētu zināt klienta vietā?

Es, iespējams, neiebilstu, ja uzņēmējs izmantotu profesionālu rēķinu vai grāmatvedības sistēmu. Neiebilstu arī pret uzņēmuma līmeņa mākslīgā intelekta pakalpojumu, ja dati tajā tiktu apstrādāti kontrolēti, nepieciešamā apjomā un ar skaidriem līguma noteikumiem. Taču es noteikti gribētu zināt, ja mans personas kods, adrese un pirkuma informācija tiktu ielīmēta kāda cilvēka personīgajā bezmaksas AI kontā, kura privātuma noteikumus viņš nav lasījis. Ne jau tāpēc, ka mākslīgais intelekts būtu briesmonis. Tāpēc, ka manu informāciju kāds būtu nodevis tālāk bez īstas vajadzības. Uzticība uzņēmējam reti sabrūk ar skaļu blīkšķi. Parasti tā klusi iztek pa mazu spraugu.

“Es nezināju.”

“Es neiedomājos.”

“Visi taču tā dara.”

“Man šķita, ka čats ir privāts.”

Īsais secinājums, kuru nevajag ģenerēt ar AI

Mākslīgo intelektu drīkst izmantot uzņēmējdarbībā. Taču klientu personas dati nav bezmaksas izejmateriāls tehnoloģiskiem eksperimentiem. Pirms īsta klienta informācijas ievadīšanas AI sistēmā uzņēmējam jāzina, kāds ir konta veids, kādi ir pakalpojuma noteikumi, vai dati tiek glabāti vai izmantoti modeļu uzlabošanai un vai šāda nodošana vispār ir nepieciešama. Daudzos gadījumos pareizākais risinājums ir ļoti vienkāršs: AI sagatavo tekstu. Rēķinu sistēma apstrādā klienta datus. Cilvēks pārbauda rezultātu. Jo klients savu personas kodu iedeva rēķinam. Nevis internetam ar pieklājīgu sarunu lodziņu.